KINH
NGHIỆM GIAO TIẾP CỦA CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO NỔI TIẾNG
Trong
thời đại tri thức, ý tưởng là nền tảng của thành công trong hầu hết mọi lĩnh vực.
Bạn có thể có ý tưởng vĩ đại nhất thế giới, nhưng nếu bạn không thể thuyết phục
bất kỳ ai khác đi theo tầm nhìn của mình, thì ảnh hưởng và tác động của bạn sẽ
giảm đi rất nhiều. Và đó là lý do giao tiếp không chỉ còn được coi là “kỹ năng
mềm” của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng đầu thế giới. Những nhà lãnh đạo
vươn tới đỉnh cao danh vọng không chỉ đơn giản là nói suông về tầm quan trọng của
giao tiếp hiệu quả. Thay vào đó, họ nghiên cứu nghệ thuật giao tiếp dưới mọi
hình thức - viết, nói, thuyết trình - và không ngừng cố gắng cải thiện những kỹ
năng đó.
Ví dụ,
khi Jeff Bezos xây dựng Amazon, ông rất coi trọng kỹ năng viết. Vào mùa hè năm
2004, ông đã gây bất ngờ cho đội ngũ lãnh đạo của mình khi cấm dùng PowerPoint.
Ông đã thay thế các trang trình bày bằng “những bản ghi nhớ có cấu trúc tường
thuật” chứa tiêu đề và các câu hoàn chỉnh có đầy đủ động từ và danh từ.
Bezos
không phải là người duy nhất trong số các nhà lãnh đạo hàng đầu thực hiện việc
như vậy. Indra Nooyi, cựu Giám đốc điều hành của PepsiCo, hiện đang hoạt động
trong hội đồng quản trị của Amazon, cho biết: “Bạn không thể đầu tư quá nhiều
vào các kỹ năng giao tiếp - kỹ năng viết và nói, Nếu bạn không thể đơn giản hóa
một thông điệp và truyền đạt nó một cách thuyết phục, thì tin tôi đi, bạn sẽ
không thể khiến số đông đi theo mình”.
Trong quá
trình nghiên cứu để viết tác phẩm The Bezos Blueprint, nhà
nghiên cứu Carmine Gallo của trường Havard Uninversity đã
nhận thấy một số chiến thuật phổ biến mà các nhà lãnh đạo hàng đầu sử dụng khi giao tiếp
với nhóm của họ. Dưới đây là bốn để xuất:
1. Dùng
những từ ngắn gọn để nói về những điều khó hiểu
Những
câu dài, phức tạp làm cho các ý tưởng viết ra trở
nên khó hiểu - chúng làm bạn kiệt sức về tinh thần
và đòi hỏi sự tập trung cao hơn. Bạn sẽ thu hút
được nhiều người hâm mộ hơn nếu thay thế các từ và câu dài bằng những từ và
câu ngắn.
Viết
trong cuốn
“Tư duy nhanh và chậm”, Nhà kinh tế
đoạt giải Nobel, Daniel Kahneman, cho rằng “Nếu bạn quan tâm
đến việc được người khác cho là đáng tin cậy
và thông minh, thì đừng sử dụng ngôn ngữ phức tạp mà hãy sử dụng ngôn từ
đơn giản”. Ông lập luận rằng những diễn giả và nhà văn có sức thuyết phục sẽ
làm mọi thứ để làm giảm bớt “sự căng thẳng về nhận thức”.
Các
công cụ phần mềm như Grammarly đánh giá chất lượng viết bằng
cách tạo điểm số về khả năng đọc. Điểm chỉ định ra mức
độ phân lớp cho các mẫu viết. Ví dụ: một tài liệu được viết cho một
người có trình độ học vấn ít nhất là lớp 8 (trung bình
13 tuổi
ở Mỹ) được coi là “rất dễ đọc”. Nó không ngụ ý rằng bài viết của bạn giống như một học sinh lớp 8 đã
viết ra nó. Nó đơn giản có nghĩa là những lập luận phức tạp của bạn
dễ dàng được nắm bắt, và những ý tưởng dễ hiểu sẽ có sức thuyết phục hơn.
Vì
viết là một kỹ năng, nên bạn có thể mài dũa kỹ năng này bằng cách luyện tập. Bezos đã cải
thiện khả năng viết lách của mình theo thời gian. Bức
thư đầu tiên gửi cho cổ đông Amazon của ông vào năm 1997 được
phân cấp ở trình độ lớp 10 (có thể so sánh
với The New York Times). Trong thập kỷ tiếp theo, 85% thư
của ông được viết ở cấp học sinh lớp 8 hoặc lớp 9.
Ví dụ,
vào năm 2007, Bezos đã giải thích những lợi ích của Kindle mới
được ra mắt của Amazon trong một đoạn văn mà học sinh lớp 7 có
thể hiểu được: “Nếu bạn gặp một từ mà bạn không nhận ra, bạn
có thể tra cứu nó một cách dễ dàng. Bạn có thể tìm kiếm các quyển
sách của bạn. Ghi chú bên lề và phần gạch chân của bạn được lưu trữ ở máy
chủ trong “đám mây”, nơi chúng không thể bị mất đi. Kindle tự động
giữ vị trí đang đọc của bạn trong từng cuốn sách. Nếu mỏi mắt, bạn có thể thay đổi
cỡ chữ. Tầm nhìn của chúng tôi đối với Kindle là sẵn
sàng cung cấp mọi cuốn sách được in bằng
bất kỳ ngôn ngữ nào, tất cả đều có sẵn trong vòng
chưa đầy 60 giây”.
Bezos đã
chọn những từ ngắn gọn để nói về những điều khó hiểu. Khi bạn
làm cho mọi thứ trở nên đơn giản, bạn sẽ không làm giảm chất lượng
nội dung, mà bạn đang vượt lên đối thủ cạnh tranh.
2. Chọn
phép ẩn dụ để làm rõ các khái niệm chính
Phép
ẩn dụ là một công cụ mạnh để so sánh các ý tưởng trừu tượng với các
khái niệm quen thuộc. Phép
ẩn dụ có thể đưa mọi người vào một cuộc hành trình mà không khiến họ phải rời
khỏi chỗ ngồi. Chris Hadfield, một phi hành gia nổi
tiếng người Canada, là một diễn giả tài năng và là ngôi sao của TED Talks. Ông
rất giỏi trong việc khai thác sức mạnh của phép ẩn dụ để mô tả một
sự kiện cực khó để diễn tả:
“Sáu
giây trước khi phóng, con quái vật này đột nhiên bắt đầu gầm lên
như một con rồng bắt đầu phun lửa. Bạn giống như một chiếc
lá nhỏ trong cơn bão... Khi những động cơ đó sáng lên, bạn có cảm giác
như mình đang ở trong hàm của một con mãnh cẩu đang nghiền lắc bạn bằng sức mạnh
tuyệt đỉnh”.
Tiếng
thú gầm, những chiếc lá trong cơn bão, hàm của một con chó - đây đều là những ý
tưởng cụ thể để mô tả một sự kiện mà chẳng mấy người trong chúng ta từng trải qua.
Trong
kinh doanh, phép ẩn dụ là lối tắt để truyền đạt thông tin phức tạp bằng những cụm
từ ngắn gọn, hấp dẫn. Warren Buffett hiểu sức mạnh của phép ẩn dụ. Nếu bạn hay
xem tin tức kinh doanh hoặc theo dõi thị trường chứng khoán, chắc chắn bạn đã
nghe cụm từ “con hào và lâu đài kinh tế” được dùng để chỉ các công ty thống trị
một ngành mà các đối thủ cạnh tranh khó tham gia. Buffett đã phổ biến cụm từ
này tại một cuộc họp ở Berkshire Hathaway năm 1995 khi ông nói: “Điều quan
trọng nhất là tìm một doanh nghiệp được bao quanh bởi một con hào rộng và dài,
bảo vệ một lâu đài kinh tế hùng vĩ với một lãnh chúa trung thực có trách nhiệm
với lâu đài kinh tế này".
Ẩn dụ
lâu đài là một lối tắt ngắn gọn, một lời giải thích sinh động cho một hệ thống
dữ liệu và thông tin phức tạp mà Buffett và đội ngũ của ông đã sử dụng để đánh
giá các khoản đầu tư tiềm năng. Khi bạn đưa ra một ý tưởng mới hoặc trừu tượng,
khán giả của bạn sẽ tự động tìm kiếm một điều gì đó quen thuộc để giúp họ hiểu
ý tưởng đó. Hãy đưa ra một phép ẩn dụ mới và hướng họ theo cách tư duy đó.
3. Nhân
hóa dữ liệu để tạo ra giá trị
Mẹo
để giảm tải nhận thức và làm cho bất kỳ điểm dữ liệu nào trở nên thú vị là nhân
hóa nó bằng cách đặt con số trong phối cảnh. Việc xem các slide PowerPoint với
số liệu thống kê và biểu đồ chỉ làm tăng thêm gánh nặng nhận thức, làm cạn kiệt
năng lượng tinh thần.
Bất
cứ khi nào bạn đưa ra các con số, hãy thực hiện thêm một bước để làm cho chúng
trở nên hấp dẫn, dễ nhớ và cuối cùng là có sức thuyết phục. Ví dụ, đến năm
2025, các nhà khoa học kỳ vọng con người sẽ tạo ra 175 zettabyte dữ liệu hàng
năm, hay một nghìn tỷ gigabyte. Nó chỉ đơn giản là một con số quá lớn đối với hầu
hết mọi người. Nhưng khi nói rằng nếu bạn có thể lưu trữ 175 zettabyte dữ liệu
này vào các đĩa DVD, thì những chiếc đĩa này sẽ quấn quanh trái đất 222 vòng.
Đó vẫn là một con số lớn, nhưng phần mô tả trở nên hấp dẫn hơn vì nó vẽ nên một
hình ảnh sống động trong tâm trí bạn.
Nhà
giáo dục khoa học và vật lý thiên văn nổi tiếng Neil deGrasse Tyson từng nói rằng
bí quyết để giao tiếp khoa học là “nhúng khái niệm vào nền tảng quen thuộc”.
Nói cách khác, biến dữ liệu thành ngôn ngữ mà con người có thể hiểu được.
Một
trong những ví dụ nổi tiếng về dữ liệu nhân hóa của Tyson diễn ra vào năm 1997
khi NASA phóng tàu thăm dò không gian Cassini lên khám phá Sao Thổ. Những người
hoài nghi đã đặt câu hỏi về mức giá 3 tỷ USD của nó, và vì vậy Tyson đã xuất hiện
trên các chương trình trò chuyện trên truyền hình để tuyên truyền cho công
chúng về lợi ích của nhiệm vụ này. Trước tiên, ông phải đối phó với vấn đề về
giá, vì vậy ông đã đưa ra một sự so sánh dữ liệu. Ông giải thích rằng 3 tỷ USD
sẽ được trải đều trong tám năm. Ông nói thêm rằng số tiền người Mỹ chi cho son
dưỡng môi hàng năm còn nhiều hơn số tiền mà NASA sẽ chi cho sứ mệnh này trong
cùng khoảng thời gian.
Để
chứng minh giá trị ý tưởng của bạn, hãy nhân hóa dữ liệu và làm cho nó phù hợp
với người nghe của bạn.
4. Biến
nhiệm vụ thành câu thần chú để gắn kết đội ngũ
Năm
1957, một sự cố mất điện đã gây mất điện phần lớn Wisconsin và Minnesota. Earl
Bakken, một thợ sửa chữa thiết bị y tế làm việc trong nhà để xe của mình, đã
nhìn thấy cơ hội để tạo ra những đổi mới sáng tạo trong lĩnh vực này. Ông đã chế
tạo chiếc máy điều hòa nhịp tim chạy bằng pin đầu tiên, vẫn hoạt động ngay cả khi bị mất điện.
Từ thời điểm đó, cuộc sống
của Bakken đã có thêm một mục đích khác ngoài việc sửa chữa mọi thứ.
Ông đã luôn thực hiện sứ mệnh “giảm đau, phục hồi sức khỏe và kéo dài tuổi thọ”.
Bakken qua đời
vào năm 2018, hơn 50 năm sau khi thành
lập Medtronic. Công ty đã thay đổi
rất nhiều kể từ đó. 90.000 nhân viên của công ty làm
việc trên 150 quốc gia và các liệu pháp của công ty “chạm”
đến cuộc sống của hai bệnh nhân mỗi giây. Nhưng mặc dù nhiều thứ đã thay đổi,
có một điều vẫn không hề đổi thay, đó là nhân viên của Medtronic được
thúc đẩy bởi những từ đã truyền cảm hứng cho Bakken: “giảm
đau, phục hồi sức khỏe, kéo dài tuổi thọ”.
Bakken có
thể được coi như một “vị chủ tịch nhắc lại”, liên tục giữ sứ mệnh của
công ty ở vị trí hàng đầu và trung tâm.
Không lâu trước khi Bakken qua đời ở tuổi 94, ông
đã quay một video gửi cho nhân
viên. Ông nhắc lại sứ mệnh của công ty và đưa ra một
yêu cầu: “Tôi yêu cầu các bạn hãy sống theo sứ mệnh
đó mỗi ngày”.
Một
tuyên bố sứ mệnh được cất trong ngăn kéo và phần lớn bị lãng quên sẽ
không giúp ích gì nhiều trong việc gắn kết các đội nhóm quanh một
mục đích chung. Với việc các nhà lãnh đạo lặp lại nhiệm vụ thường xuyên đến
nỗi nó trở thành một câu thần chú, sẽ tạo nên sức mạnh.
Sứ mệnh
của công ty nên chiếm vị trí trung tâm:
làm nổi bật mục đích của công ty trên các kênh truyền thông: bản ghi nhớ,
email, bản
trình bày, phương tiện truyền thông xã hội và tài liệu tiếp thị. Nếu sứ mệnh của
bạn đại diện cho điều gì, thì hãy làm nổi bật điều đó.
Để
thực hiện bất cứ điều gì cũng đều cần đến công sức của một đội hay một
nhóm người tận tâm theo đuổi đam mê về một giấc mơ, một tầm nhìn chung. Trong khi một
số nhóm tuân theo những nhà lãnh đạo được trao quyền
chỉ nhờ vào chức danh, thì những nhóm người thành công nhất thường tuân theo các
nhà lãnh đạo có khả năng truyền cảm hứng cho họ./.