KINH NGHIỆM GIAO TIẾP CỦA CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO NỔI TIẾNG

Trong thời đại tri thức, ý tưởng là nền tảng của thành công trong hầu hết mọi lĩnh vực. Bạn có thể có ý tưởng vĩ đại nhất thế giới, nhưng nếu bạn không thể thuyết phục bất kỳ ai khác đi theo tầm nhìn của mình, thì ảnh hưởng và tác động của bạn sẽ giảm đi rất nhiều. Và đó là lý do giao tiếp không chỉ còn được coi là “kỹ năng mềm” của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng đầu thế giới. Những nhà lãnh đạo vươn tới đỉnh cao danh vọng không chỉ đơn giản là nói suông về tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả. Thay vào đó, họ nghiên cứu nghệ thuật giao tiếp dưới mọi hình thức - viết, nói, thuyết trình - và không ngừng cố gắng cải thiện những kỹ năng đó.

Ví dụ, khi Jeff Bezos xây dựng Amazon, ông rất coi trọng kỹ năng viết. Vào mùa hè năm 2004, ông đã gây bất ngờ cho đội ngũ lãnh đạo của mình khi cấm dùng PowerPoint. Ông đã thay thế các trang trình bày bằng “những bản ghi nhớ có cấu trúc tường thuật” chứa tiêu đề và các câu hoàn chỉnh có đầy đủ động từ và danh từ.

Bezos không phải là người duy nhất trong số các nhà lãnh đạo hàng đầu thực hiện việc như vậy. Indra Nooyi, cựu Giám đốc điều hành của PepsiCo, hiện đang hoạt động trong hội đồng quản trị của Amazon, cho biết: “Bạn không thể đầu tư quá nhiều vào các kỹ năng giao tiếp - kỹ năng viết và nói, Nếu bạn không thể đơn giản hóa một thông điệp và truyền đạt nó một cách thuyết phục, thì tin tôi đi, bạn sẽ không thể khiến số đông đi theo mình”.

Trong quá trình nghiên cứu để viết tác phẩm The Bezos Blueprint, nhà nghiên cứu Carmine Gallo của trường Havard Uninversity đã nhận thấy một số chiến thuật phổ biến mà các nhà lãnh đạo hàng đầu sử dụng khi giao tiếp với nhóm của họ. Dưới đây là bốn để xuất:

1. Dùng những từ ngắn gọn để nói về những điều khó hiểu

Những câu dài, phức tạp làm cho các ý tưởng viết ra trở nên khó hiểu - chúng làm bạn kiệt sức về tinh thần và đòi hỏi sự tập trung cao hơn. Bạn sẽ thu hút được nhiều người hâm mộ hơn nếu thay thế các từ và câu dài bằng những từ và câu ngắn.

Viết trong cuốn “Tư duy nhanh và chậm”, Nhà kinh tế đoạt giải Nobel, Daniel Kahneman, cho rằng “Nếu bạn quan tâm đến việc được người khác cho là đáng tin cậy và thông minh, thì đừng sử dụng ngôn ngữ phức tạp mà hãy sử dụng ngôn từ đơn giản”. Ông lập luận rằng những diễn giả và nhà văn có sức thuyết phục sẽ làm mọi thứ để làm giảm bớt “sự căng thẳng về nhận thức”.

Các công cụ phần mềm như Grammarly đánh giá chất lượng viết bằng cách tạo điểm số về khả năng đọc. Điểm chỉ định ra mức độ phân lớp cho các mẫu viết. Ví dụ: một tài liệu được viết cho một người có trình độ học vấn ít nhất là lớp 8 (trung bình 13 tuổi ở Mỹ) được coi là “rất dễ đọc”. Nó không ngụ ý rằng bài viết của bạn giống như một học sinh lớp 8 đã viết ra nó. Nó đơn giản có nghĩa là những lập luận phức tạp của bạn dễ dàng được nắm bắt, và những ý tưởng dễ hiểu sẽ có sức thuyết phục hơn.

Vì viết là một kỹ năng, nên bạn có thể mài dũa kỹ năng này bằng cách luyện tập. Bezos đã cải thiện khả năng viết lách của mình theo thời gian. Bức thư đầu tiên gửi cho cổ đông Amazon của ông vào năm 1997 được phân cấp ở trình độ lớp 10 (có thể so sánh với The New York Times). Trong thập kỷ tiếp theo, 85% thư của ông được viết ở cấp học sinh lớp 8 hoặc lớp 9.

Ví dụ, vào năm 2007, Bezos đã giải thích những lợi ích của Kindle mới được ra mắt của Amazon trong một đoạn văn mà học sinh lớp 7 có thể hiểu được: “Nếu bạn gặp một từ mà bạn không nhận ra, bạn có thể tra cứu nó một cách dễ dàng. Bạn có thể tìm kiếm các quyển sách của bạn. Ghi chú bên lề và phần gạch chân của bạn được lưu trữ ở máy chủ trong “đám mây”, nơi chúng không thể bị mất đi. Kindle tự động giữ vị trí đang đọc của bạn trong từng cuốn sách. Nếu mỏi mắt, bạn có thể thay đổi cỡ chữ. Tầm nhìn của chúng tôi đối với Kindle là sẵn sàng cung cấp mọi cuốn sách được in bằng bất kỳ ngôn ngữ nào, tất cả đều có sẵn trong vòng chưa đầy 60 giây”.

Bezos đã chọn những từ ngắn gọn để nói về những điều khó hiểu. Khi bạn làm cho mọi thứ trở nên đơn giản, bạn sẽ không làm giảm chất lượng nội dung, mà bạn đang vượt lên đối thủ cạnh tranh.

2. Chọn phép ẩn dụ để làm rõ các khái niệm chính

Phép ẩn dụ là một công cụ mạnh để so sánh các ý tưởng trừu tượng với các khái niệm quen thuộc. Phép ẩn dụ có thể đưa mọi người vào một cuộc hành trình mà không khiến họ phải rời khỏi chỗ ngồi. Chris Hadfield, một phi hành gia nổi tiếng người Canada, là một diễn giả tài năng và là ngôi sao của TED Talks. Ông rất giỏi trong việc khai thác sức mạnh của phép ẩn dụ để mô tả một sự kiện cực khó để diễn tả:

“Sáu giây trước khi phóng, con quái vật này đột nhiên bắt đầu gầm lên như một con rồng bắt đầu phun lửa. Bạn giống như một chiếc lá nhỏ trong cơn bão... Khi những động cơ đó sáng lên, bạn có cảm giác như mình đang ở trong hàm của một con mãnh cẩu đang nghiền lắc bạn bằng sức mạnh tuyệt đỉnh”.

Tiếng thú gầm, những chiếc lá trong cơn bão, hàm của một con chó - đây đều là những ý tưởng cụ thể để mô tả một sự kiện mà chẳng mấy người trong chúng ta từng trải qua.

Trong kinh doanh, phép ẩn dụ là lối tắt để truyền đạt thông tin phức tạp bằng những cụm từ ngắn gọn, hấp dẫn. Warren Buffett hiểu sức mạnh của phép ẩn dụ. Nếu bạn hay xem tin tức kinh doanh hoặc theo dõi thị trường chứng khoán, chắc chắn bạn đã nghe cụm từ “con hào và lâu đài kinh tế” được dùng để chỉ các công ty thống trị một ngành mà các đối thủ cạnh tranh khó tham gia. Buffett đã phổ biến cụm từ này tại một cuộc họp ở Berkshire Hathaway năm 1995 khi ông nói: “Điều quan trọng nhất là tìm một doanh nghiệp được bao quanh bởi một con hào rộng và dài, bảo vệ một lâu đài kinh tế hùng vĩ với một lãnh chúa trung thực có trách nhiệm với lâu đài kinh tế này".

Ẩn dụ lâu đài là một lối tắt ngắn gọn, một lời giải thích sinh động cho một hệ thống dữ liệu và thông tin phức tạp mà Buffett và đội ngũ của ông đã sử dụng để đánh giá các khoản đầu tư tiềm năng. Khi bạn đưa ra một ý tưởng mới hoặc trừu tượng, khán giả của bạn sẽ tự động tìm kiếm một điều gì đó quen thuộc để giúp họ hiểu ý tưởng đó. Hãy đưa ra một phép ẩn dụ mới và hướng họ theo cách tư duy đó.

3. Nhân hóa dữ liệu để tạo ra giá trị

Mẹo để giảm tải nhận thức và làm cho bất kỳ điểm dữ liệu nào trở nên thú vị là nhân hóa nó bằng cách đặt con số trong phối cảnh. Việc xem các slide PowerPoint với số liệu thống kê và biểu đồ chỉ làm tăng thêm gánh nặng nhận thức, làm cạn kiệt năng lượng tinh thần.

Bất cứ khi nào bạn đưa ra các con số, hãy thực hiện thêm một bước để làm cho chúng trở nên hấp dẫn, dễ nhớ và cuối cùng là có sức thuyết phục. Ví dụ, đến năm 2025, các nhà khoa học kỳ vọng con người sẽ tạo ra 175 zettabyte dữ liệu hàng năm, hay một nghìn tỷ gigabyte. Nó chỉ đơn giản là một con số quá lớn đối với hầu hết mọi người. Nhưng khi nói rằng nếu bạn có thể lưu trữ 175 zettabyte dữ liệu này vào các đĩa DVD, thì những chiếc đĩa này sẽ quấn quanh trái đất 222 vòng. Đó vẫn là một con số lớn, nhưng phần mô tả trở nên hấp dẫn hơn vì nó vẽ nên một hình ảnh sống động trong tâm trí bạn.

Nhà giáo dục khoa học và vật lý thiên văn nổi tiếng Neil deGrasse Tyson từng nói rằng bí quyết để giao tiếp khoa học là “nhúng khái niệm vào nền tảng quen thuộc”. Nói cách khác, biến dữ liệu thành ngôn ngữ mà con người có thể hiểu được.

Một trong những ví dụ nổi tiếng về dữ liệu nhân hóa của Tyson diễn ra vào năm 1997 khi NASA phóng tàu thăm dò không gian Cassini lên khám phá Sao Thổ. Những người hoài nghi đã đặt câu hỏi về mức giá 3 tỷ USD của nó, và vì vậy Tyson đã xuất hiện trên các chương trình trò chuyện trên truyền hình để tuyên truyền cho công chúng về lợi ích của nhiệm vụ này. Trước tiên, ông phải đối phó với vấn đề về giá, vì vậy ông đã đưa ra một sự so sánh dữ liệu. Ông giải thích rằng 3 tỷ USD sẽ được trải đều trong tám năm. Ông nói thêm rằng số tiền người Mỹ chi cho son dưỡng môi hàng năm còn nhiều hơn số tiền mà NASA sẽ chi cho sứ mệnh này trong cùng khoảng thời gian.

Để chứng minh giá trị ý tưởng của bạn, hãy nhân hóa dữ liệu và làm cho nó phù hợp với người nghe của bạn.

4. Biến nhiệm vụ thành câu thần chú để gắn kết đội ngũ

Năm 1957, một sự cố mất điện đã gây mất điện phần lớn Wisconsin và Minnesota. Earl Bakken, một thợ sửa chữa thiết bị y tế làm việc trong nhà để xe của mình, đã nhìn thấy cơ hội để tạo ra những đổi mới sáng tạo trong lĩnh vực này. Ông đã chế tạo chiếc máy điều hòa nhịp tim chạy bằng pin đầu tiên, vẫn hoạt động ngay cả khi bị mất điện.

Từ thời điểm đó, cuộc sống của Bakken đã có thêm một mục đích khác ngoài việc sửa chữa mọi thứ. Ông đã luôn thực hiện sứ mệnh “giảm đau, phục hồi sức khỏe và kéo dài tuổi thọ”.

Bakken qua đời vào năm 2018, hơn 50 năm sau khi thành lập Medtronic. Công ty đã thay đổi rất nhiều kể từ đó. 90.000 nhân viên của công ty làm việc trên 150 quốc gia và các liệu pháp của công ty “chạm” đến cuộc sống của hai bệnh nhân mỗi giây. Nhưng mặc dù nhiều thứ đã thay đổi, có một điều vẫn không hề đổi thay, đó là nhân viên của Medtronic được thúc đẩy bởi những từ đã truyền cảm hứng cho Bakken: “giảm đau, phục hồi sức khỏe, kéo dài tuổi thọ”.

Bakken có thể được coi như một “vị chủ tịch nhắc lại”, liên tục giữ sứ mệnh của công ty ở vị trí hàng đầu và trung tâm. Không lâu trước khi Bakken qua đời ở tuổi 94, ông đã quay một video gửi cho nhân viên. Ông nhắc lại sứ mệnh của công ty và đưa ra một yêu cầu: “Tôi yêu cầu các bạn hãy sống theo sứ mệnh đó mỗi ngày”.

Một tuyên bố sứ mệnh được cất trong ngăn kéo và phần lớn bị lãng quên sẽ không giúp ích gì nhiều trong việc gắn kết các đội nhóm quanh một mục đích chung. Với việc các nhà lãnh đạo lặp lại nhiệm vụ thường xuyên đến nỗi nó trở thành một câu thần chú, sẽ tạo nên sức mạnh.

Sứ mệnh của công ty nên chiếm vị trí trung tâm: làm nổi bật mục đích của công ty trên các kênh truyền thông: bản ghi nhớ, email, bản trình bày, phương tiện truyền thông xã hội và tài liệu tiếp thị. Nếu sứ mệnh của bạn đại diện cho điều gì, thì hãy làm nổi bật điều đó.

Để thực hiện bất cứ điều gì cũng đều cần đến công sức của một đội hay một nhóm người tận tâm theo đuổi đam mê về một giấc mơ, một tầm nhìn chung. Trong khi một số nhóm tuân theo những nhà lãnh đạo được trao quyền chỉ nhờ vào chức danh, thì những nhóm người thành công nhất thường tuân theo các nhà lãnh đạo có khả năng truyền cảm hứng cho họ./.