CÁC LOẠI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRI THỨC

Các loại hệ thống quản lý tri thức

Để tìm hiểu về các loại hệ thống quản lý tri thức, các doanh nghiệp nên hiểu về các loại kiến thức khác nhau và lịch sử của chúng.

Quản lý tri thức cũng lâu đời như chính cuộc cách mạng máy tính. Về lý thuyết, một khi thông tin được truy cập trực tuyến, con người sẽ có thể đặt câu hỏi cho máy tính và nhanh chóng tìm ra câu trả lời. Trên thực tế, con người thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin khi họ cần.

Các mẫu và kết nối tạo nên sự khác biệt. Tuy nhiên, quản lý tri thức có thể gặp khó khăn trong việc kết hợp các công nghệ máy tính với các phương pháp chuyên môn tốt nhất, đặc biệt là khi các công nghệ và phương pháp tốt nhất liên tục thay đổi. Các loại hệ thống quản lý tri thức khác nhau, phục vụ nhu cầu của các nhóm nhỏ hoặc doanh nghiệp, sẽ có các cách tiếp cận khác nhau để giải quyết thách thức này.

Lịch sử của quản lý tri thức

Vannevar Bush, nhà tiên phong về máy tính và cựu giáo sư MIT, đã mô tả hệ thống quản lý tri thức đầu tiên - máy memex - trong một bài báo năm 1945. Ông cho rằng tâm trí con người hoạt động bởi các liên kết, thay vì lập chỉ mục thông tin chính thức. Khi được tổ chức theo các tiêu chí được xác định trước, dữ liệu sẽ trở thành thông tin. Thông tin có thể áp dụng sẽ trở thành kiến thức.

Ông Bush cho rằng "Khi nắm được một mục, tâm trí ngay lập tức chuyển sang mục tiếp theo được gợi ý bởi sự liên kết của các suy nghĩ, phù hợp với một số lối mòn phức tạp do các tế bào của não mang theo".

So với trí óc con người, máy tính hiểu những tri thức nào? Máy tính là máy xử lý dữ liệu. Thông tin và kiến thức là những khái niệm bậc cao làm cho dữ liệu trở nên hữu ích. Vì vậy, quản lý kiến thức phụ thuộc vào việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin và thông tin thành kiến thức. Cụ thể, máy tính xử lý dữ liệu được biểu diễn dưới dạng 0 và 1. Khi được tổ chức theo các tiêu chí được xác định trước, dữ liệu sẽ trở thành thông tin. Sau đó, thông tin có thể áp dụng trở thành kiến thức. Ví dụ: 34 là con số, trong khi 34 độ F (1,1 độ C) là nhiệt độ. Nếu một người nắm được thông tin này, họ có thể mặc áo khoác để ra ngoài, trong khi những người khác lại quyết định rằng họ đã mặc đủ ấm. Thông tin này có thể áp dụng được, làm cho nó trở thành kiến thức.

Các loại tri thức

Để làm cho thông tin trở nên dễ hiểu, các tổ chức phải nhận ra sự khác biệt giữa ba loại tri thức:

Tri thức hiện hữu đại diện cho thông tin được nắm bắt do dữ liệu cung cấp. Ví dụ, 34 độ F cao hơn 2 độ so với điểm đóng băng của nước. Thực tế này thể hiện rất rõ ràng ở nhiệt độ.

Tri thức tiềm ẩn yêu cầu suy luận về chính thông tin đó. Ví dụ, hầu hết mọi người ở New England sẽ coi nhiệt độ là 34 độ F là lạnh. Nhiệt độ được liên kết với một danh mục liên quan đến thời tiết đó là lạnh.

Ngoài tính suy luận, tri thức ngầm bổ sung những hiểu biết sâu sắc mà mọi người có thể biết nếu họ hiểu các yếu tố bên ngoài. Ví dụ, khi thời tiết là 34 độ F, các bậc cha mẹ ở New England thường bảo con cái họ mặc áo khoác, đội mũ và đeo găng tay trước khi ra ngoài chơi nếu không chúng có thể bị cảm lạnh. Như vậy, cha mẹ có tri thức ngầm về cách ăn mặc khi thời tiết lạnh.

Tri thức bao gồm học tập, ghi nhớ và hiểu biết. Trong ví dụ trên, các bậc cha mẹ ở New England có một kho kiến thức thông thường, có được thông qua kinh nghiệm sống trong thời tiết lạnh giá.

Tương tự như vậy, các tổ chức nắm bắt chuyên môn và kinh nghiệm của con người. Trong một doanh nghiệp, các nhóm từ đội nhỏ đến toàn bộ phòng ban thu thập thông tin từ công việc kỹ thuật số của họ. Một hoặc nhiều kho lưu trữ có thể lưu trữ và duy trì các tạo phẩm này, thường được gọi là các phần tử thông tin. Các kho lưu trữ khác nhau tùy theo mục đích và chức năng, ví dụ như:

•Cơ sở dữ liệu quan hệ quản lý thông tin có cấu trúc.

•Các hệ thống e-mail gửi, nhận và sắp xếp các tin nhắn và tệp đính kèm.

•Các hệ thống nhắn tin văn bản nắm bắt các chủ đề hội thoại và nhóm chúng theo người gửi.

•Các hệ thống tệp, hệ thống quản lý tài liệu, hệ thống quản lý nội dung và hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số thu thập và quản lý tệp, tài liệu, nội dung, đa phương tiện cũng như một số loại yếu tố thông tin khác.

Các kho sử dụng một loạt các công nghệ đang phát triển để lưu trữ, bảo mật và sắp xếp các loại nội dung khác nhau. Chúng chỉ định siêu dữ liệu để xác định các yếu tố thông tin. Với vai trò là các phần tử thông tin danh mục của kho lưu trữ, gắn thẻ nội dung với siêu dữ liệu thích hợp và làm cho kiến thức này có thể áp dụng được, chúng cung cấp nền tảng cho các hệ thống quản lý kiến thức.

Các loại hệ thống quản lý tri thức

Một hệ thống quản lý tri thức tạo ra các kết nối giữa thông tin được lưu trữ với kiến thức có khả

năng thực hiện. Các hệ thống này giúp những người lao động tri thức tìm thấy thông tin họ cần, bất kể kho lưu trữ cụ thể nằm ở đâu. Các tổ chức có nhiều cách tiếp cận để tìm hoặc phát triển một hệ thống quản lý tri thức. Mỗi cách tiếp cận phụ thuộc vào quy mô tính toán cần thiết để lưu trữ, bảo mật, tổ chức và truy cập các yếu tố thông tin.

Các tổ chức nên nắm bắt sự khác biệt giữa các hệ thống được thiết kế cho các hành động sau:

Các hoạt động nhóm, nơi thông tin mang tính tham gia và tạm thời và nơi kho lưu trữ phục vụ như một hệ thống tham gia.

Các hoạt động quy mô doanh nghiệp, nơi thông tin có thẩm quyền và lâu dài và nơi kho lưu trữ phục vụ như một hệ thống hồ sơ.

Các hoạt động của nhóm bắt đầu với các phương pháp tốt nhất và các quy trình vận hành tiêu chuẩn mà những người lao động tri thức học được thông qua công việc. Bằng cách so sánh, các hoạt động ở quy mô doanh nghiệp yêu cầu các thông số kỹ thuật được xác định chính thức thường được xác định thông qua kết cấu thông tin.

Bảng bên trên nêu bật sự khác biệt giữa các loại hệ thống quản lý tri thức khác nhau, dựa trên cách chúng xử lý các loại tri thức khác nhau.

Các tổ chức nên xem xét cách các công nghệ và các phương thức tốt nhất ảnh hưởng đến các loại tri thức khác nhau. Đối với kiến thức hiện hữu, một số ví dụ như sau:

• Thông qua đào tạo tại chỗ, các thành viên trong nhóm học cách đặt tên tệp, xác định nơi lưu trữ chúng trong hệ thống tệp mạng và phát minh ra các thẻ để nắm bắt các danh mục đặc biệt.

• Đối với các hoạt động quy mô doanh nghiệp, công nhân thường dựa vào danh sách các thuật ngữ được xác định trước nhằm lưu trữ, phân loại cũng như sắp xếp các thông tin. Các thuật ngữ này được xác định thông qua một hoặc nhiều nguyên tắc phân loại được kiểm soát được chỉ định bởi một kết cấu thông tin.

Kiến thức tiềm ẩn và ngầm chia sẻ những điểm khác biệt giống nhau. Các hoạt động của nhóm được hỗ trợ dễ dàng thông qua các phương thức tốt nhất. Các hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc vào đầu tư vào các công nghệ máy tính mang tính sáng tạo.

Cách thiết kế quản lý tri thức

Để phát triển một lộ trình quản lý tri thức, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên dành các khoản đầu tư chiến lược vào kho lưu trữ và công nghệ thông tin liên quan. Họ cũng nên tận dụng các khoản đầu tư vào các hoạt động chuyên môn tốt nhất.

Những người lao động tri thức nên chú ý đến các luồng thông tin và các thuật ngữ được sử dụng để mô tả cách thức thực hiện công việc. Cho dù được xác định chính thức hay là một phần của văn hóa tổ chức, thì những mô tả và danh mục này sẽ tạo thành cơ sở cho kết cấu thông tin.

Cuối cùng, các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên nhận ra rằng việc triển khai hệ thống quản lý tri thức là một quá trình lặp đi lặp lại. Quá trình này bao gồm các bước sau:

1. Chọn một hệ thống. Ngay cả một hệ thống nộp hồ sơ bằng giấy dựa trên thuật ngữ đặc biệt cũng có thể là bước khởi đầu của kế hoạch nộp hồ sơ theo kiểu kỹ thuật số.
2. Tiến hành kiểm tra nội dung của các tài liệu kinh doanh có giá trị và xem xét các bước trong quy trình kinh doanh để xác định các loại nội dung và siêu dữ liệu quan trọng.
3. Xác định cách các tài nguyên CNTT hiện có - từ hệ thống tệp mạng đến hệ thống quản lý nội dung thế hệ tiếp theo - quản lý các danh mục này để cung cấp thông tin theo yêu cầu.
4. Sử dụng các kho lưu trữ hiện có bất cứ khi nào có thể và mở rộng chúng khi cần với các dịch vụ dựa trên điện toán đám mây.
5. Xác định các điểm tắc nghẽn và rào cản đối với thành công và phát triển các kế hoạch để giải quyết chúng.

Trong nhiều trường hợp, những tiến bộ ngày càng nhiều của công nghệ máy tính hoặc các phương thức chuyên môn tốt nhất có thể ảnh hưởng đến cách thức các tổ chức, doanh nghiệp chuyển đổi thông tin được lưu trữ thành tri thức có thể áp dụng được./.

Theo Bản tin Startup số 8/2023